各单位：
学校荣誉档案是学校在进行党政管理、教学、科研、外事等工作活动中取得优异成绩，并受到上级部门、各级领导奖励、表彰与称赞所获得的奖状、奖杯、荣誉证书等，是学校各个历史时期发展成就和工作成绩的见证，具有重要的保存价值和历史意义。为充分发挥表彰、奖励等荣誉类档案的历史见证、资政襄政的社会作用和教育功能，现就进一步做好学校荣誉类档案归档工作有关事项通知如下：
一、归档范围
荣誉类档案是学校档案的重要组成部分，为保证学校各类表彰、奖励的完整和准确性，避免荣誉证书、奖状、奖章等有价值的档案损毁和流失，根据各类荣誉档案收集标准，收集范围主要有以下几个方面：
（一）建校以来至2022年底，市级及以上政府或其他部门（包括行业协会）颁发给学校的奖状、奖牌、荣誉证书等。
（二）建校以来至2022年底，学校在市级及以上工会、团组织等组织的各项竞赛活动中获得的各类荣誉。
（三）建校以来至2022年底，教职工个人在省级及以上政府或其他部门（包括行业协会）进行教学、科研、管理等工作中获得的奖项。
二、移交时间
2023年5月8日至5月19日
三、归档规程
（一）学校或单位（团体）获得的荣誉类档案及相关材料
各单位对获奖情况做好统计，填写《新乡学院专题档案移交目录》一式2份，电子版请发至档案馆邮箱（dag@xxu.edu.cn），办理移交手续后，由档案馆统一归档保存，相关单位可以留存复制件，若因检查、评比等工作需要原件，归档后可办理借用手续。
（二）教职工获得的荣誉类档案及相关材料
省级及以上政府或其他部门（包括行业协会）颁发的个人荣誉实物，个人可捐赠档案馆，档案馆颁发捐赠证书；或由档案馆进行复制后，荣誉实物原件退还个人。移交时需填写《新乡学院专题档案移交目录》一式2份，电子版请发至档案馆邮箱（dag@xxu.edu.cn）。
四、保管和利用
档案馆对归档的各类荣誉类档案，进行科学编目，加工整理后存入档案库房永久保存。
五、工作要求
（一）请各单位分管档案工作的领导加强对本单位荣誉类实物档案归档工作的监督检查，将归档工作列入有关工作计划中，指定专人负责归档工作。
（二）兼职档案员和档案工作有关人员要切实履行职责，按照通知要求，认真落实好年度荣誉类实物档案的归档工作，并将此项工作形成常态，保证各类表彰、奖励登记材料的准确性。
地址：行政楼12层档案馆整理编目室（1236房间）
联系人：李耷、韩璐
联系电话：3683279
附件：《新乡学院专题档案移交目录》
档 案 馆
2023年4月17日
